עובדה ידועה שלא תשתנה היא כי יממה מורכבת מעשרים וארבע שעות. במקום להיאבק בזמן ומה יש להספיק – ניתן לנהל אותו כמו שצריך. ברגע שאדם מבין כי הצעד הראשון לקראת ניהול זמן נכון תלוי רק בו, הוא מתבונן מחדש על הדברים החשובים בחייו, ונפטר מכל שאר הסחות הדעת. אימון אישי לניהול נכון של הזמן, יסייע למנהל לנהל את עצמו ואת זמנו.
על פי נתונים של מומחים לניהול, מנהלים מבזבזים זמן השווה בשיעורו לשישה שבועות בשנה, בחיפוש אחר ניירת אבודה, ועובדים משקיעים עד 35% מזמנם בחיפוש אחר המידע לו הם זקוקים. אם המנהל אינו מנסה לאתר קובץ או דו”ח אבוד, רוב הסיכויים שאחד העובדים מפריע לו עם משהו אחר. מחקרים מראים כי עבודתו של מנהל נקטעת שמונה פעמים בשעה. כלומר, הפרעה אחת לחמש דקות. עם נתונים כאלו, זה פלא שהעבודה בכלל מבוצעת.
למרבה המזל, קיימות טכניקות פשוטות ושיטות עבודה בהן ניתן להשתמש על מנת לנהל טוב יותר את הזמן ולהפחית את הלחץ בעבודה. באמצעות שילוב השיטות בשגרת היום יום, מנהל יהיה מסוגל לבלות יותר זמן על חוף הים ופחות זמן בחיפוש אחר קבצים שאבדו.
מהו ניהול זמן נכון?
הדבר הראשון עליו יש להקפיד הוא להבין מה האדם רוצה להשיג בחייו. כיצד הוא רוצה שחייו ייראו בבית ובעבודה. זה המקום בו הוא מאתר את החזון שלו. היו זמנים בחיים בהם נראה היה שכל דבר הוא בר השגה. כיצד נראו החיים באותה תקופה? סביר להניח כי חלק מסדרי העדיפויות השתנו מאז, אך החלומות נותרו בעינם. הגיע הזמן לשחזר את החזון.
השלב הבא מורכב מעט יותר. מומלץ להשוות את החזון אודות החיים האידיאליים לחיים בהווה כפי שהם באמת. רוב האנשים ימצאו כי הפערים מרתיעים מידי.
אך הגישור על הפער בין המציאות האידיאלית לבין החיים בהווה קל הרבה יותר מכפי שהוא נראה. ניהול זמן נכון יסייע למנהל להגיע לפגישות בזמן, למלא את יומו בעשייה ממשית במקום ב”כיבוי שריפות”, לוח המטלות היומיות יהיה חלק בסוף כל יום, ושולחן העבודה לא ייראה כאילו השתתף בקרב. הבונוס הוא זמן פנוי להשקעה בבני משפחה, חברים ותחביבים.
לשם כך דרושים מספר שינויים – חלקם גדולים וחלקם קטנים. דוגמה לשינוי קטן תהיה לאכול באופן בריא יותר. דוגמה לשינוי גדול יותר תהיה להפסיק את העיסוק הנוכחי אשר אינו מניב הנאה ואינו משקף את החזון האמיתי, ולפתוח עסק חדש ומאתגר. אכן, קיים הבדל גדול בין השניים, אך שתי המטרות הן ברות השגה. הסוד הוא בבדיקה קפדנית כיצד מנוהל היום, כל יום, וביצוע השינויים הדרושים על מנת להשיג את המטרות.
השיטות לניהול זמן נכון
התמקדות במה שחשוב ביותר: יש לתעדף את העבודה ולהיצמד ללוח הזמנים. בתחילת כל שבוע או יום, יש לכתוב רשימת מטלות, ולנהל יומן המתעד את הדרך בה מושקע הזמן.
האצלת סמכויות: יש להאציל סמכויות ולהניח לאנשי צוות אחרים להפיק תועלת מעבודה מגוונת או ללמוד מביצוע משימות שונות.
חיסול הסחות דעת: יש לקבוע זמנים מסוימים מידי יום על מנת לקרוא ולהגיב על דואר אלקטרוני, או לבצע שיחות טלפון. מומלץ לסגור את הדלת ולא לענות לטלפון בעת עבודה על משימה הנמצאת בעדיפות גבוהה. עבודה בזמן בו המשרד פחות מלא באנשים והסחות דעת היא עדיפה.
הימנעות מריבוי משימות: כך תבוצע העבודה עם פחות שגיאות, ולא יהיה צורך לבצע אותה שוב. אין שום דבר שאינו יעיל ב”עבודה איטית” אך קפדנית על פרויקט מרכזי אחד בכל פעם.
חיסול העומס: יש להשקיע מספר דקות מידי שבוע לארגון הקבצים, כתובות הדואר האלקטרוני והמכתבים. מומלץ לאמץ שיטות לצמצום כפילויות וקיצוץ צעדים מיותרים בתהליכי העבודה.
למידה מהמקצוענים: מומלץ ללמוד מאנשים מאורגנים, ולשאול אותם מה הסוד שלהם. יועץ לאימון אישי יסייע למנהל לשפר את מיומנויות ניהול הזמן שלו.