בעולם המודרני כולם רוצים להצליח, להספיק ולהשיג. לעיתים שוכחים שיש רק 24 שעות ביממה ושאחרי כל הלחץ בכל עבודה יש גם עולם שלם ואחר שיש לדאוג לו.
לעיתים, הבעיה טמונה בתפיסה שגויה של ניהול זמן או ניהול משימות וכלים פשוטים אשר ניתנים אל ידי אנשי מקצוע שונים יכולים לפתור את הבעיה.
כיום תופעת המאמנים העסקיים הפכה לנפוצה מאד בישראל ומגיעה במקור מתחום הcoaching בארצות הברית.
מאמנים אישיים ועסקיים רבים מפתחים שיטות שונות אשר אמורות לתת מענה איכותי לבעיות של לחץ בעבודה וניהול זמן.
להסתכל על התמונה הרחבה בעיניים צרות
אחת הבעיות מהם סובלים רבים מהעובדים היא חוסר היכולת לעצור ולהשקיף על התמונה הגדולה. כאשר הינכם עושים עצירה קטנה מהעבודה לכאורה אתם מרגישים שבזבזתם את הזמן ויכולתם להספיק יותר.
אולם, יש לנצל את העצירה לטובת תכנון נכון של הזמנים ותיעדוף משימות. כך, תתפלאו, ניתן לחסוך זמן יקר ולהספיק הרבה יותר בזמן המוקצב.
תכנון מקדים ונכון
מאמנים עסקיים רבים ממליצים על תכנון מקדים כאחת הדרכים היעילות להתמודד עם בעיה של לחץ בעבודה.
תכנון מקדים כולל העדפת משימות וקביעת לוחות זמנים ברורים אשר משאירים בחוץ את אלו שגוזלים לכם את הזמן ומאפשר להספיק את העבודה המתוכננת ולשלוט במצב.
היכולת לתכנן ולכמת את המשימות לשעות ברורות ויעדים מקלה מאד על משימת ניהול הזמן והפרויקטים.
ניהול זמן
בעיה נפוצה ומוכרת היא היכולת לנהל זמן. מבעיה זו סובלים עובדים ומנהלים כאחד. ולבעיה זו נוספת התכונה האנושית: דחיינות.
חוסר היכולת לנהל את הזמן, להימנע מדחיינות, להקציב זמן ברור לפעילות ברורה הוא שמעכב אנשים רבים ומקשה על התקדמות בקצב רצוי.
מאמנים רבים מציעים תכנון שבועי באופן קבוע והשארת מרווחי זמן בין פעילות לפעילות כפתרון למצב.
התמודדות עם לחץ
לחץ הינו מצב נפשי ולא מצב אובייקטיבי. אדם אחד יגיב לריבוי משימות בצורה מסוימת והאחר ייהנה מהביצוע וכלל לא יושפע מצבי לחץ.
האינדיווידואליות של התגובה לריבוי משימות וההתמודדות איתו ניתן לשליטה באמצעות לימוד של שליטה במשימות, ביזור אחריות במידת האפשר ועבודה על רגיעה והתמודדות עם המצב המלחיץ.
הקו הטיפולי לנושא אותו מציעים מאמנים שונים נע בין טיפול רוחני כגון עריכת מדיטציה ועד טיפול פרקטי כמו ביזור אחריות והתראה בפני הממונים כי העובד לא עומד בעומס העבודה ומבקש את התערבותם.
שיפור ריבוי המשימות – "מולטי טאסקינג"
טיפול והתייחסות לריבוי של משימות הינה תופעה שכיחה בעולם המודרני. כל מנהל ועובד צריך להתמודד בהצלחה עם מספר פרטים במקביל. כדי לעשות זאת בהצלחה יש לאפיין כל משימה לפי דחיפותה וחשיבותה. לא רק זאת אם יעברו טכניקות לקבלת החלטות שיעזרו להם לגבש את סדר היום.
ברגע שמחליטיםאיזו משימה קריטית על פי רמת החשיבות והדחיפות שלה ניתן להכניס אותה ללוח זמנים מסודר (שהרי לא כל משימה היא גם חשובה וגם דחופה).
השילוב בין ניהול זמן נכון ומחוסר דחיינות וקביעת לוח זמנים על פי דחיפות וחשיבות המשימות הן הנוסחה הפשוטה והראשונה לניהול זמן ושיפור תוצאות עסקיות.
בדרך כלל, מספר משיטות הטיפול יופיעו יחד וינסו להקל על הפעילות של העובד או המנהל, אולם אין תשובה אחת נכונה.
