ניהול עסק יכול להיות אחד הדברים הקשים ביותר. לכל מי שיש עסק, יודע כי תמיד צריך להשתפר ולייעל תהליכים. ייעוץ ארגוני עוזר לבעל העסק בתהליך השיפור על ידי בחינה של ניהול העסק. על ידי בחינה חיצונית היועץ הארגוני יכול לשים את האצבע על הכשלים בהתנהלות העסק.
אז מה זה ייעוץ ארגוני?
ייעוץ ארגוני הוא בעצם תהליך בו ארגון כלשהו מערב יועץ ארגוני חיצוני שיבחן את התנהלות הארגון. כחלק מהייעוץ הארגוני תתבצע הערכה של העובדים, ייעוץ ניהולי, ייעוץ לתהליכי מחלקות משאבי אנוש, סדנאות לעובדים או למנהלים ועוד. הייעוץ הארגוני מותאם למטרות הארגון ולמטרות בעל הארגון. לדוגמא, יכול להיות שלבעל הארגון יש מטרה להגדיל את המכירות ואילו ולבעל ארגון אחר תהיה מטרה להוריד את שיעור העוזבים.
מטרת הייעוץ העסקי היא לנתח תהליכי עבודה ונהלים, להצביע על הכשלים או על המקומות בהם יש צורך בייעול ושיפור. בסופו של דבר הייעוץ הארגוני נועד לסיוע במיקסום יכולות הארגון ובהעלאת הרווחים שמניב הארגון.
מה זה ייעוץ ארגוני פנימי וחיצוני?
ייעוץ ארגוני יכול להיות או פנימי או חיצוני כאשר יש הבדלים בין שני סוגי הייעוץ.
ייעוץ ארגוני חיצוני? ייעוץ ארגוני חיצוני נעשה על ידי יועץ שלא קשור לארגון. היועץ החיצוני בדרך כלל עובד עם המנהלים הבכירים. תפקידו של היועץ הארגוני החיצוני הוא ללוות את המנהלים, לאמן אותם ולהכווין אותם לדרכי פעולה נכונות. כמו כן, היועץ הארגוני החיצוני יסייע למנהלים בהבנת הכשלים, בהסקת מסקנות ובהפקת לקחים.
ייעוץ ארגוני פנימי? ייעוץ ארגוני פנימי נעשה על ידי יועץ פנים ארגוני. יועץ ארגוני פנימי בדרך כלל מדווח למנהלים של מחלקות משאבי אנוש ולשאר המנהלים במחלקות השונות, כמובן בהתאם לתפקידו. אצל יועץ ארגוני פנימי מדובר בעבודה רציפה יותר עם הארגון.
גם היועץ הארגוני החיצוני וגם הפנימי בסופו של דבר עובדים למען אותה מטרה והיא שיפור וייעול התנהלות הארגון ומיקסום היכולות של הארגון. ההבדל בין שני סוגי הייעוץ הוא בדרך הפעולה.
מה היתרונות של ייעוץ ארגוני?
- התנהלות- ייעוץ ארגוני עוזר לבעלי הארגון בהתנהלות נכונה של ניהול הארגון ושל העובדים בארגון. בזכותו תרכשו ידע נרחב בכל הנוגע להתנהלות נכונה וחכמה שתעזור לכם להניב רווחים ולא לקרוס.
- דרכי פעולה- הייעוץ הארגוני עוזר לכם למצוא דרכי פעולה שיובילו להצלחת העסק. בזכות הייעוץ הארגוני אתם תבינו את מטרת העל שלכם, את היעדים בדרך ואת דרכי הפעולה הטובות ביותר למימוש מטרות אלה.
- אבחון הכשלים- ייעוץ ארגוני מהווה עין חיצונית הבוחנת את העסק שלכם. היועץ הארגוני יידע לזהות את הכשלים בארגון גם אם הם נמצאים בפרטים הקטנים ביותר. על ידי כך תוכלו להפיק לקחים ולייעל את המקומות החלשים יותר של הארגון.
כיצד מתבצע ייעוץ ארגוני?
על מנת לבצע ייעוץ ארגוני כמו שצריך היועץ הארגוני צריך קודם כל לבחון את התנהלות הארגון ובעצם לצפות מהצד. על היועץ הארגוני להיפגש עם כל הדרגים בארגון ועם גורמים חיצוניים הרלוונטיים להתנהלות כמו ספקים או לקוחות. במפגשים אלה, היועץ הארגוני בעצם יבצע ראיונות עומק שמטרתם להכיר את הארגון בצורה הטובה ביותר, להבין את מבנה הארגון, את התהליכים הארגוניים ואת התרבות הארגונית. בין היתר היועץ הארגוני ייחשף לנהלים ולמדיניות הארגון, יבחן את נקודות החוזק של הארגון ואת נקודות החולשה. ככל שהיועץ הארגוני ייכנס עמוק יותר לתוך הארגון כך הוא יבין טוב יותר אילו פתרונות מתאימים ביותר. לאחר שהיועץ הארגוני יאסוף את המידע הנדרש הוא ינתח אותו ויסיק מסקנות. בהתאם לכם יציע היועץ הארגוני את דרכי הפעולה המשתלמות ביותר.
גורמים חשובים בייעוץ ארגוני
- רווחים- אחד הדברים החשובים ביותר בעסק שיאפשר לו לשרוד הוא הנבת רווחים. אחד הגורמים המרכזיים בייעוץ הוא תהליך הצגת רווחים ותפוקות. חשוב להבין כי התפוקה לא תהיה מיידית ברוב המקרים, אך ככל שהבנת התפוקות תהיה מוקדמת יותר כך התהליך יתייעל והמוטיבציה תוגבר.
- עובדים לצד המנהלים- אחד הדברים החשובים ביותר למנהלי הארגון הוא להרגיש שהם לא מאבדים את השליטה בארגון. קבלת ייעוץ והתערבות מלאה בארגון יכולה לערער מנהלים רבים. לכן, אחד הגורמים החשובים ביותר בייעוץ הארגוני הוא לעבוד לצד המנהלים. לתת להם להביע את דעתם בכל נושא ולפעול בהתאם לרצונות ולמטרות שלהם. היועץ הארגוני חייב לעבוד בשיתוף פעולה מלא עם מנהלי הארגון.
- פעולות- היועץ הארגוני בוחן את הארגון לעומק ומסיק מסקנות. לאחר הסקת המסקנות על היועץ הארגוני להבין כיצד יש ליישם את המסקנות בשטח. כיצד יש לעבוד מול העובדים ולהנחיל את המסקנות שיובילו לדרכי פעולה חדשות ויהיו תואמות לחזון הארגון. יישום המסקנות צריך להיות כחלק מתהליך הטמעה שנעשה על ידי היועץ הארגוני ועל ידי ההנהלה כאחד.
- לוח GANT- לוח גאנט הוא מעין תרשים פעולות. תרשים זה צריך לסייע לקרב את המסקנות לרמת היישום בפועל. לוח גאנט מסייע גם בבניית לוחות זמנים וכך ניתן להבין מה הדרך שלפנינו, מה היעדים השונים ומה הדד ליין שלהם.
- בקרת איכות- בסופו של דבר, היועץ הארגוני יכול להמליץ על דברים רבים, אבל עם הם לא עוזרים לארגון הם לא שווים דבר. לכן, אחד הגורמים המרכזיים והחשובים ביותר להצלחת הייעוץ הוא ביצוע בקרת איכות. בדרך כלל בקרת האיכות מתבצעת בשתי נקודות שונות. נקודה ראשונה תהיה נקודה במהלך הייעוץ. מטרת בקרת האיכות במהלך הייעוץ תהיה לבדוק את התקדמות התהליך. הנקודה השניה תהיה בסוף התהליך. נקודה זו היא כמובן החשובה ביותר ומטרתה היא לבחון את התפוקה ואת התוצאה. יש מקרים בהם תבוצע בקרת איכות גם כחצי שנה לאחר סוף הייעוץ, במטרה לבחון כיצד הארגון מתנהל, האם הוא יישם את המסקנות והטמיע אותם בשגרת העבודה של הארגון.
